Excel表格是企業(yè)早期階段的救星，然而，現(xiàn)在您的企業(yè)成長了，最好轉(zhuǎn)向可以與您的公司一起擴(kuò)展和發(fā)展的CRM軟件。

從銷售自動化到舒適的潛在客戶生成，隨著您雇用更多的銷售代表，CRM使您的銷售流程更順暢、更容易擴(kuò)展。

Excel表格無法替代CRM系統(tǒng)軟件，原因是：

　　1、交叉引用記錄

　　成功地交叉引用記錄涉及能夠從一條線索點擊到他的訂單，并查看數(shù)據(jù)庫中的其他該線索的信息，并可以允許其他同事共享。

　　創(chuàng)建可以交叉引用的詳細(xì)記錄對于優(yōu)化銷售渠道和銷售團(tuán)隊發(fā)揮其全部潛力至關(guān)重要。

　　使用Excel表格，不可能創(chuàng)建公司記錄以方便地查看您在數(shù)據(jù)庫中擁有的潛在客戶公司的其他成員。您的同事已經(jīng)與之互動并開始對話的潛在公司的人員也不例外。

引申閱讀：從Excel表格切換到CRM

　　2、保持干凈的記錄

　　保持?jǐn)?shù)據(jù)清潔可確保您的銷售團(tuán)隊輕松鎖定信息，但是，使用Excel表格并就沒那么容易了。

　　總需要安排一個人來檢查每一位數(shù)據(jù)是否唯一且正確，否則，同一潛在客戶可能會被多個人聯(lián)系，這不僅會產(chǎn)生內(nèi)耗，還會影響你公司的聲譽(yù)。

　　Excel表格允許銷售經(jīng)理根據(jù)需要填寫數(shù)據(jù)，將字段留空，使用不同的字體或文本大小，使Excel表格難以檢索。在Excel表格中注冊潛在客戶時，您的銷售代表可能會不小心打錯字，從而使將來很難找到該潛在客戶。

　　CRM簡化流程以消除這些常見錯誤，讓您的客戶群保持清潔變得很容易。

　　3、保留數(shù)據(jù)更改的審計跟蹤

　　作為經(jīng)理，您希望了解您的銷售和客戶支持代理在銷售線索方面取得的進(jìn)展。您希望跟蹤與潛在客戶進(jìn)行的每一次更新，這是可以理解的。這是你的工作。

　　雖然很容易在Excel表格中查看上次更新的時間，但很難檢查到底更新了什么以及誰添加了數(shù)據(jù)。

　　尤其是當(dāng)您因其他管理職責(zé)而時間緊迫時。

　　擁有一個CRM系統(tǒng)，其中每個更新都附加到名稱、時間戳和特定記錄，這意味著您可以輕松跟蹤對您的業(yè)務(wù)很重要的進(jìn)度指標(biāo)……

• 每個階段有多少筆交易

• 已回復(fù)多少外聯(lián)電子郵件

• 有多少陌生電話促成了一次成功的對話

• 銷售代表收集的有關(guān)潛在客戶的信息

• 現(xiàn)有客戶向您的支持團(tuán)隊報告的任何問題

　　4、將潛在客戶數(shù)據(jù)和反應(yīng)與電子郵件活動相匹配

　　除非您使用CRM，否則您可能必須使用多個不同的系統(tǒng)來維護(hù)數(shù)據(jù)和發(fā)送電子郵件活動，這些系統(tǒng)通常不會相互集成。

　　每次你開始一個新的活動時，你手動復(fù)制所有的電子郵件地址并將它們輸入到你的郵件工具中。您還必須手動標(biāo)記要求從郵件列表中退訂的電子郵件地址。

　　5、舒適地跟蹤即將到來的行動項目

　　使用Excel表格，很難以任何規(guī)模自動化您的工作流程。

　　銷售代表將時間花在手動執(zhí)行后續(xù)任務(wù)等任務(wù)上，而不是聯(lián)系新的潛在客戶。

　　這會減慢您的工作流程。越來越多的手動任務(wù)會消耗同事的精力，導(dǎo)致他們在與潛在客戶通電話時聽起來很累，并損害了您的聲譽(yù)。

　　使用CRM可以自動執(zhí)行這些任務(wù)。

　　讓銷售團(tuán)隊專注于真正重要的事情——銷售產(chǎn)品和服務(wù)。這不僅為培養(yǎng)與現(xiàn)有潛在客戶的關(guān)系開辟了更多時間，而且還與新潛在客戶建立了聯(lián)系。

　　6、密切關(guān)注銷售團(tuán)隊的活動

　　使用Excel表格，您的銷售團(tuán)隊的活動即使對管理層來說仍然是個謎。

• 他們聯(lián)系了多少客戶?

• 完成了多少演示?

• 每個銷售代表的贏/輸比率是多少?

• 您產(chǎn)生了多少新的潛在客戶?

• 您在特定時期內(nèi)完成了多少筆交易?

• 客戶流失了多少?

• 發(fā)出多少報價?

　　唯一知道的方法是問他們并希望他們記得。

　　相反，CRM 通過將所有這些指標(biāo)編譯成易于解釋和易于導(dǎo)出的報告來解決這個問題——銷售團(tuán)隊活動報告、銷售渠道報告、C 級別的業(yè)務(wù)健康報告等。

　　使用這些報告來改變您的策略并更好地適應(yīng)您的買家角色，同時向您展示哪些代理需要您的幫助來實現(xiàn)他們的全部潛力。

　　7、提供可靠的銷售報告

　　如果您無法訪問準(zhǔn)確的銷售報告，那么做出準(zhǔn)確的銷售預(yù)測、調(diào)整流程和分析數(shù)據(jù)以制定戰(zhàn)略決策將變得越來越困難。

　　使用Excel表格，將數(shù)據(jù)劃分為做出準(zhǔn)確預(yù)測所需的類別是一項挑戰(zhàn)。您的數(shù)據(jù)根本不夠可靠。

　　CRM可讓您根據(jù)幾乎所有參數(shù)過濾數(shù)據(jù)，包括但不限于……

• 地點

• 行業(yè)

• 客戶在公司的職位

• 處理潛在客戶的銷售經(jīng)理

• 客戶類型

• 產(chǎn)品類別

• 選擇的時間段

　　這有助于編制可靠的報告，使分析師能夠更好地預(yù)測貴公司的增長。

　　擁有您可以真正信任的數(shù)據(jù)是能夠規(guī)劃公司未來的關(guān)鍵組成部分。好的報告不僅可以突出您的銷售團(tuán)隊做得好的事情 - 它們還可以讓您看到您需要更多關(guān)注的領(lǐng)域。

　　一些CRM系統(tǒng)，如 八駿CRM，允許您為不同的目的生成許多不同的報告。

　　這些報告可以與管理和預(yù)測相關(guān)，例如……

• 按來源銷售：哪些銷售渠道帶來最多的潛在客戶和付費客戶

• 銷售目標(biāo)：您的團(tuán)隊是否達(dá)到目標(biāo)或落后

• 銷售管道：查看每個階段的交易數(shù)量以及預(yù)期交易金額

• 階段平均時間：交易在每個階段花費的時間

• 交易失敗的原因：為什么交易失敗了

• 特定交易的階段時間：專注于特定交易以完成它們

• 銷售預(yù)測：衡量您業(yè)務(wù)的整體健康狀況

　　這是一個擴(kuò)展的報告列表，可以為您公司的幾乎每個部門構(gòu)建 CRM。

　　8、確保您的數(shù)據(jù)庫安全

　　當(dāng)您的整個數(shù)據(jù)庫可以直接從Excel表格下載而無需通知時，它是否安全?詳細(xì)的用戶權(quán)限根本不可能。

　　任何擁有編輯權(quán)限的人都可以編輯任何數(shù)據(jù)集、評論任何數(shù)據(jù)集以及從Excel表格中刪除任何數(shù)據(jù)集。

　　如果有像交易金額這樣的私人信息，您必須創(chuàng)建一個單獨的文檔，以使這些信息只有合適的人才能訪問。

　　這只是額外的麻煩。

　　完善的 CRM 系統(tǒng)有助于管理整個公司的不同訪問級別，確保看到某些信息的唯一人是您希望看到的人。

　　權(quán)限基于參數(shù)，例如……

• 他們看到了哪些任務(wù)

• 他們看到了哪些線索

• 他們是否可以管理帳單信息

• 報告訪問

• 用戶可以刪除或?qū)С瞿男┯涗?/p>

• 他們看到記錄中的哪些字段

• 他們是否可以分配記錄

　　使用CRM系統(tǒng)，您可以確保您的所有數(shù)據(jù)受到保護(hù)。使用CRM進(jìn)行定制的潛力幾乎是無限的，確保您可以按照自己的意愿制作系統(tǒng)。