在選擇新的CRM或評估當前CRM產品的性價比時，重要的是要考慮總擁有成本。總擁有成本包括CRM計劃的所有成本，包括直接成本和間接成本。由于 CRM的價格范圍很廣，從幾乎免費到每位用戶每年上萬元，總擁有成本可能是一個難以評估的數字。
哪些因素會影響總擁有成本?
1、支付方式
按月?每年?是否有許可證、定價層或統一費率?一些CRM公司提供預先付款的激勵措施，而另一些公司則提供僅限訂閱的服務。
2、用戶數
CRM公司可能對每個用戶收取統一費率，有定價層(例如，在 5 個用戶、10 個用戶等時向您收取更多費用)或者只是對您可以添加到單個帳戶的用戶數量設置一個上限。
3、聯系人數量
一些CRM將為少于幾百個聯系人的帳戶提供免費版本的CRM。其他人則根據您擁有的聯系人數量制定定價等級，因為數量增加到數千。
4、數據存儲
通常，帳戶上的每個用戶都會獲得一定數量的數據存儲空間，用于將文件上傳到CRM。但是，如果您的帳戶超出了分配的金額，或者您知道您將需要更多數據，那么CRM公司將向您收取額外的空間費用。
5、特點
CRM中的功能越多，成本通常就越高。CRM公司可能會為發票、會計、項目管理、銷售報告、分析等內置工具向您收取額外費用。您可能還需要為自己的集成付費(例如，如果公司沒有自己的內置會計工具，他們可能會與某些會計軟件集成 - 但您也必須向其他軟件公司付費)。這對于不需要在CRM上過多“炫耀”的用戶來說非常有效;您不想為不需要且不會使用的功能付費。
6、定制
一些 CRM 公司會向您收取自定義軟件部分的費用，例如您可以訪問哪些功能、自定義數據字段，甚至是數據通過系統鏈接的方式。您也可以要求 CRM 公司僅為您的帳戶開發功能或集成，在這種情況下，您當然必須為額外的工作付費。
7、客戶服務
您的CRM并不總是附帶客戶服務，而且軟件越強大，您通常需要的幫助就越多。有時僅在更高的定價層或在特殊試用期內提供客戶服務。一些CRM公司可能將客戶服務更多地視為帳戶管理，并且您將被分配一個座席，該座席每月可以為您提供一定數量的客戶服務時間。其他CRM公司以各種價格提供相同質量的客戶服務。
8、安裝
購買CRM并將其安裝在您自己的服務器上可能會更便宜，但您必須記住支付某人管理這些服務器的費用。您會培訓自己的員工如何使用該軟件嗎?您是否必須聘請其他人或向公司支付培訓費用?
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