什么是任務管理

任務管理被定義為處理任務整個生命周期的過程，從計劃到跟蹤再到執行。它可以幫助團隊從頭開始跟蹤任務，設置截止日期，確定任務的優先級，并將其分配給合適的人員。它可以確保項目按計劃進行并按時完成。

任務管理是項目管理的一部分，是一個非常簡單的想法。通過這種方式，您可以將復雜的項目分解為簡單的，小規模的任務，從而可以輕松地管理它們。

任務管理使團隊能夠相互協調并有效地完成任務和最終項目。

任務管理軟件的基本功能

有許多任務管理工具可以執行任務管理，而找到合適的工具是一項艱巨的任務。根據組織，要求和工作管理方法的不同有很多選擇。盡管沒有一種萬能的解決方案，但是需要注意一些關鍵功能：

1.任務計劃

提前計劃任務以確保順利執行是非常重要的。該工具需要適應到期日和截止日期。

2.任務分配

一旦計劃了所有任務，就必須將它們委派給不同的團隊成員。系統應允許邀請團隊成員并為其分配任務。

3.任務優先級

待辦事項列表上有很多東西，很容易在會議上花費大量時間來決定首先需要完成哪些任務。系統應讓管理人員確定任務的優先級，以便更好地管理任務。

4.看板視圖

看板視圖使所有內容保持井井有條，并允許用戶在完成操作后立即將它們拖放到其他列表中。

5.跟蹤狀態

董事會承擔著許多任務，要跟上他們的步伐是艱巨的。跟蹤每個任務的狀態時，可以輕松確定瓶頸。

6.通知

每當任務需要您執行操作時，系統應發出通知。移動應用程序非常方便，無論您身在何處，都會收到通知。

任務管理與項目管理有何不同

項目有明確的開始和結束日期，中間有里程碑，以了解離完成還有多少距離。另一方面，任務是工作的單元。它們是隨著項目的進展而需要完成的行動。他們創建一個持續的過程，成為日常工作的一部分。

任務管理的重點是組織任務（可能分布在多個項目中）、確定任務的優先級、設置截止日期和委派任務。而項目管理范圍廣泛得多。除了任務管理，它還專注于資源分配、預算和依賴性。通常，任務管理功能內置在項目管理軟件中。

有效的任務管理所需技能

1.優先級

并非待辦事項清單中的所有內容都需要同樣的關注。有些活動可以等待，而這實際上就是騰出時間來消除低價值的活動。

2.調度

制定時間表很容易，堅持下去很難。任務計劃可以幫助您專注于手頭的任務，而不會被后面的任務所分心。

3.靈活性

項目范圍可能會由于許多因素而改變，其中一些超出了控制范圍。所以需要快速適應這些變化，并靈活地進行操作。

4.溝通

經理需要在任務管理中與內部團隊和其他利益相關者進行有效的溝通，以了解截止日期和任務分配，以便按時完成任務。

任務管理系統優點

任務管理解決方案的最簡單形式是筆和紙。這是組織所有任務并保持工作狀態整齊的一種廉價且有效的方法。但是，它的使用僅限于個人，不適用于規模稍大的團隊。所以使用工具來跟蹤任務和子任務在團隊工作方面有很大幫助：

• 1.每個人的任務都在同一系統上，并確保團隊成員知道其他人在做什么

• 2.由于所有任務都井井有條，因此查找信息和相互協作更加容易

• 3.可以隨時隨地訪問任務

• 4.可以輕松跟蹤任務并知道哪些任務需要立即關注

• 5.確定任務的優先級，設置截止日期并將任務分配給人員

• 6.生成報告以識別瓶頸

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