很多企業(yè)有多套系統(tǒng)并行，他們可能都涉及到客戶信息，維護用于管理客戶信息的不同數(shù)據(jù)庫，并且使所有內(nèi)容保持同步和良好管理常常變得很麻煩。將數(shù)據(jù)從一個平臺導(dǎo)出到另一個平臺并嘗試解決沖突和依賴性可能變得非常困難，尤其是在處理大量數(shù)據(jù)時。因此，建議的做法是保留一個集中式數(shù)據(jù)庫，該數(shù)據(jù)庫包含并維護所有有用數(shù)據(jù)。我們列出了一些步驟，您應(yīng)該嘗試這些步驟來使數(shù)據(jù)庫更整潔和更優(yōu)化：

　　1.刪除無效的聯(lián)系人：

　　實施 CRM系統(tǒng) 是朝正確方向邁出的一步，但是為了最大化生產(chǎn)力，您必須經(jīng)常更新聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫 。如果長時間保持不活動狀態(tài)，則應(yīng)將其刪除掉。一旦獲得聯(lián)系人列表，請嘗試提出以下問題：“為什么這些聯(lián)系人不再參與營銷活動?” “他們有更換公司嗎?”

　　在確定不活動的性質(zhì)并檢查每個聯(lián)系人的情況之后，由您決定保留還是刪除聯(lián)系人的行政決定。在這里，始終建議不要毫無希望地跟隨那些顯然不感興趣的潛在客戶，因為這可能會損害公司的聲譽。

　　2.重復(fù)信息刪除：

　　在CRM系統(tǒng)中，重復(fù)標識和刪除是絕對必要的。公司幾乎不可避免地在客戶數(shù)據(jù)庫中堆積重復(fù)的信息。建議定期在數(shù)據(jù)庫上運行檢查以查找和刪除重復(fù)的線索。即使有重復(fù)項，刪除記錄時也要格外小心。在執(zhí)行此操作之前，請仔細檢查兩個潛在客戶記錄，找出哪些數(shù)據(jù)最多，然后合并兩個條目。

　　大多數(shù) CRM軟件 還提供了自動重復(fù)刪除功能，非常方便，可以避免您自己進行演練的麻煩。八駿CRM系統(tǒng)可以設(shè)置唯一項，在建立數(shù)據(jù)之前就能直接確保重復(fù)信息不進入系統(tǒng)。

　　3.設(shè)置警報：

　　優(yōu)秀的 CRM軟件可讓您設(shè)置在某些操作發(fā)生時觸發(fā)的警報，并讓您始終檢查所有內(nèi)容。例如，可以讓警報設(shè)置在發(fā)現(xiàn)重復(fù)項時提示您，而不是讓CRM自動刪除重復(fù)項。在兩個潛在客戶的名字和姓氏相同但電子郵件地址不同的情況下(尤其是手動檢查可以幫助的其他情況)，這可能被證明是必不可少的。

　　4.統(tǒng)一性是關(guān)鍵：

　　如果聯(lián)系數(shù)據(jù)庫軟件不統(tǒng)一，就無法清除。但是，保持制服絕不是孩子的玩法。假設(shè)您允許銷售線索輸入他們的居住國家/地區(qū)，而不是讓他們從下拉列表中進行選擇，則最終將導(dǎo)致結(jié)果不一致。比如輸入客戶地址“浙江”“浙江省”“浙”等內(nèi)容，也許表達的是一個意思，但這對您數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一性是一個致命的打擊。

　　這就是為什么您的CRM應(yīng)該能夠自動清除相似值的原因。否則，在向美國所有人發(fā)送電子郵件時，您可能會因為條目不干凈而丟失一些郵件。

　　5. 營銷：

　　市場營銷是一個描述銷售和市場營銷過程的術(shù)語。在營銷人員進行聯(lián)系時，與銷售團隊進行對話可以幫助您發(fā)現(xiàn)：

　　a)哪些線索仍未準備好?他們?yōu)槭裁床荒?

　　b)應(yīng)該最優(yōu)先考慮哪些線索?

　　c)線索面臨哪些最常見的問題?

　　d)您的領(lǐng)導(dǎo)最常問的問題是什么?

　　對上述問題的回答可以幫助營銷人員更好地細分銷售線索，還可以幫助發(fā)現(xiàn)要推廣的內(nèi)容。

　　6.垃圾郵件是禁忌：

　　您的聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫將不可避免地包含匿名線索，這些線索將被放入虛假電子郵件中，例如[email protected]或[email protected]。不允許這些垃圾線索污染數(shù)據(jù)庫，因為它浪費了資源，如果沒有其他原因的話。復(fù)雜的 CRM系統(tǒng) 可讓您運行搜索并識別包含虛假數(shù)據(jù)的記錄，這些記錄最終可能會被暫停或從系統(tǒng)中刪除。

　　7.監(jiān)視電子郵件活動的結(jié)果/反饋：

　　還建議密切注意流程的選擇退出，突變，退回和電子郵件結(jié)果。根據(jù)您的觀察和發(fā)現(xiàn)，在發(fā)送每個電子郵件活動之后清理數(shù)據(jù)庫。

　　8.將聯(lián)系人添加到“無效”列表中：

　　客戶數(shù)據(jù)庫中還應(yīng)保留一個“無效”列表 。這可能包含潛在的合作伙伴以及可能已經(jīng)填寫您的表格的競爭對手。顯然，您不會主動向他們推銷產(chǎn)品，因此可以將它們保存在無效的列表中(以防止他們收到電子郵件)。

　　但是，重要的是不要刪除這些記錄，因為將來它們可以用于市場營銷。例如，如果您正在組織會議，尋找合作伙伴或進行網(wǎng)絡(luò)研討會。

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