分享為了確保CRM平穩過渡，您需要具有戰略性。從數據管理到實施和入門，需要考慮許多問題。無論您是在考慮轉換還是已經決定，現在都該開始制定CRM過渡計劃了。
延申閱讀《要不要換CRM軟件？》
本指南將引導您完成切換CRM的多方面工作，以及如何增加使用新CRM系統成功的機會。
一、創建過渡計劃
1、首先確定切合實際的轉換日期或“啟用”日期
如果您的舊系統已經存在了多年，并且您的數據需要大量清理，那么您的過渡日期可能要過幾個月。另一方面，如果您公司的CRM包含不需要大量清理的數據，并且具有簡單的數據結構，那么30天上線的計劃可能是可行的。
切記向主要利益相關者詢問他們的可用性。如果您的IT經理準備在洛磯山脈進行為期三周的徒步旅行，那么您的時間表肯定會延遲。設定積極的目標很重要，但是有些變量將超出您的控制范圍。
2、選擇項目負責人
您公司中誰擁有正確的領導才能和技術知識來確保項目成功?對于許多組織來說，這種責任落在銷售或IT部門。尋找具有權威，溝通技巧和同理心的人。畢竟，您的CRM將被許多部門的許多人使用，因此考慮所有主要用戶和利益相關者的需求非常重要。
3、確定關鍵日期和未解決的問題
從截止日期開始倒退。列出實現目標必須完成的所有主要里程碑。標記任何可能會延遲時間的未回答問題。
如果新的CRM提供了內置的項目管理功能，請繼續并開始使用該系統來管理轉換過程。如果要切換到Insightly，則可以考慮將項目分解為看板上跟蹤的較小項目。
4、制定內部溝通計劃
公司轉換CRM的主要原因之一是增加用戶采用率。向您的用戶介紹您計劃轉換CRM的計劃，并在整個過程中包括它們。每周電子郵件時事通訊可以是保持用戶參與度和了解情況的一種低成本，省力的方式。告訴用戶即將到來的里程碑以及何時需要他們的參與或投入。持續邀請用戶回答任何問題或建議。
二、從戰略角度看待您的CRM數據
不良數據在某種程度上困擾著大多數公司。轉換CRM是您減少不良數據影響并建立防止其前進的機會。
首先，請在評估現有數據時問自己以下問題：
- 我們實際上需要什么數據才能成功?
- 我們目前面臨并希望避免哪些數據挑戰?
- 我們的某些自定義對象或字段不應該遷移到我們的新CRM嗎?
- 用戶是否因為缺少正確的數據對象或字段而依賴變通方法?
- 我們是否有必須合并或合并的重復記錄?
- 應該處理哪些記錄(即舊的線索)?
- 我們當前的供應商是否使導出數據變得容易?
確定當前的數據挑戰并確定要導入(或消除)的內容僅僅是開始。您還必須與新的CRM供應商緊密合作，以了解遷移規范，數據導入模板和任何限制。
計劃供應商術語差異也很重要。例如，一個供應商可能將機會稱為“交易”，而機會價值稱為“交易規模”。創建數據字典(以電子表格為起點)，以確保正確映射每個對象和字段。
提示：八駿CRM支持按需配置表單、字段，可以有效避免不同CRM產品之間術語差異帶來的麻煩。
三、將數據遷移到您的CRM并進行測試
許多CRM供應商提供CSV導入模板，以幫助您格式化其系統的數據。例如，如果您要切換到八駿CRM，則需要完善這些導入模板。然后只需單擊一下導入按鈕即可遷移它。
如果需要將數據格式化為正確的模板，請記住在開始將數據導入到新的CRM中之前檢查工作。在整個過程的每個步驟中，采取一種經過衡量的方法并進行適當的質量控制。這是如何做：
1、導入數量有限的數據
錯誤導入數萬條記錄會造成混亂，并浪費寶貴的時間。最初，嘗試導入十二個或兩個記錄以確保一切按計劃進行。您以后隨時可以刪除或合并這些記錄。從簡單開始，確認您的假設，然后從那里擴展。
2、了解供應商的內置重復數據刪除功能
導入記錄時，許多CRM會自動檢查重復項。在上載大數據文件之前，研究供應商如何處理重復項。此步驟可以節省您不必要的電子表格工作時間。
3、比較您的記錄數
完成每個數據導入后，請確保比較CSV和CRM中的記錄數。有差距嗎?如果是這樣，為什么?不要以為一切都已正確導入。實施制衡，避免疏忽。
4、檢查數據報告中是否存在數據鏈接問題
使用您的CRM的內置數據報告來主動識別記錄鏈接問題。例如，假設您注意到您的聯系人和組織鏈接不正確。也許在導入聯系人數據庫時忘記了包括聯系人的組織。或者，也許您以錯誤的順序導入了某些內容。無論哪種方式，請查看供應商的支持文檔并繼續處理數據。
5、利用組織的集體才華來確定數據問題
一個人只能做很多事情。兩個或兩個以上的人在緊密協作時可以做大事-CRM測試也不例外。收集部門，團隊和熟練程度級別的一些用戶的反饋。
四、培訓您的團隊如何使用新的CRM
用戶需要知道如何最大程度地使用您的新CRM。他們需要知道如何從任何地方和任何設備上輸入，查看和管理數據。他們還需要一個可靠的流程來提出問題，提出建議，加入新員工并緊跟功能發布。
這就是為什么適當的培訓和支持對于任何CRM過渡都至關重要的原因。
大多數CRM公司(例如八駿CRM)都提供培訓指導，以提供入門和實施支持。認真看一看這些軟件包，然后確定它是否適合您的需求。如果您沒有內部的專業知識(或能力)來充分培訓和啟用用戶，那么CRM成功計劃可能會有所回報。
五、使用新的CRM順利進行
實施新的CRM可能具有挑戰性。這也是將您的業務數據轉換為更有意義和更有價值的絕佳機會。
花時間計劃過渡，策略性地看待數據，審慎地進行遷移，并保持對用戶的良好培訓。這樣一來，您的CRM將成為您一直想要的：成為幫助您加速公司發展的真理之源。
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