很多企業有多套系統并行，他們可能都涉及到客戶信息，維護用于管理客戶信息的不同數據庫，并且使所有內容保持同步和良好管理常常變得很麻煩。將數據從一個平臺導出到另一個平臺并嘗試解決沖突和依賴性可能變得非常困難，尤其是在處理大量數據時。因此，建議的做法是保留一個集中式數據庫，該數據庫包含并維護所有有用數據。我們列出了一些步驟，您應該嘗試這些步驟來使數據庫更整潔和更優化：
1.刪除無效的聯系人：
實施 CRM系統 是朝正確方向邁出的一步，但是為了最大化生產力，您必須經常更新聯系人數據庫 。如果長時間保持不活動狀態，則應將其刪除掉。一旦獲得聯系人列表，請嘗試提出以下問題：“為什么這些聯系人不再參與營銷活動?” “他們有更換公司嗎?”
在確定不活動的性質并檢查每個聯系人的情況之后，由您決定保留還是刪除聯系人的行政決定。在這里，始終建議不要毫無希望地跟隨那些顯然不感興趣的潛在客戶，因為這可能會損害公司的聲譽。
2.重復信息刪除：
在CRM系統中，重復標識和刪除是絕對必要的。公司幾乎不可避免地在客戶數據庫中堆積重復的信息。建議定期在數據庫上運行檢查以查找和刪除重復的線索。即使有重復項，刪除記錄時也要格外小心。在執行此操作之前，請仔細檢查兩個潛在客戶記錄，找出哪些數據最多，然后合并兩個條目。
大多數 CRM軟件 還提供了自動重復刪除功能，非常方便，可以避免您自己進行演練的麻煩。八駿CRM系統可以設置唯一項，在建立數據之前就能直接確保重復信息不進入系統。
3.設置警報：
優秀的 CRM軟件可讓您設置在某些操作發生時觸發的警報，并讓您始終檢查所有內容。例如，可以讓警報設置在發現重復項時提示您，而不是讓CRM自動刪除重復項。在兩個潛在客戶的名字和姓氏相同但電子郵件地址不同的情況下(尤其是手動檢查可以幫助的其他情況)，這可能被證明是必不可少的。
4.統一性是關鍵：
如果聯系數據庫軟件不統一，就無法清除。但是，保持制服絕不是孩子的玩法。假設您允許銷售線索輸入他們的居住國家/地區，而不是讓他們從下拉列表中進行選擇，則最終將導致結果不一致。比如輸入客戶地址“浙江”“浙江省”“浙”等內容，也許表達的是一個意思，但這對您數據庫的統一性是一個致命的打擊。
這就是為什么您的CRM應該能夠自動清除相似值的原因。否則，在向美國所有人發送電子郵件時，您可能會因為條目不干凈而丟失一些郵件。
5. 營銷：
市場營銷是一個描述銷售和市場營銷過程的術語。在營銷人員進行聯系時，與銷售團隊進行對話可以幫助您發現：
a)哪些線索仍未準備好?他們為什么不呢?
b)應該最優先考慮哪些線索?
c)線索面臨哪些最常見的問題?
d)您的領導最常問的問題是什么?
對上述問題的回答可以幫助營銷人員更好地細分銷售線索，還可以幫助發現要推廣的內容。
6.垃圾郵件是禁忌：
您的聯系人數據庫將不可避免地包含匿名線索，這些線索將被放入虛假電子郵件中，例如[email protected]或[email protected]。不允許這些垃圾線索污染數據庫，因為它浪費了資源，如果沒有其他原因的話。復雜的 CRM系統 可讓您運行搜索并識別包含虛假數據的記錄，這些記錄最終可能會被暫停或從系統中刪除。
7.監視電子郵件活動的結果/反饋：
還建議密切注意流程的選擇退出，突變，退回和電子郵件結果。根據您的觀察和發現，在發送每個電子郵件活動之后清理數據庫。
8.將聯系人添加到“無效”列表中：
客戶數據庫中還應保留一個“無效”列表 。這可能包含潛在的合作伙伴以及可能已經填寫您的表格的競爭對手。顯然，您不會主動向他們推銷產品，因此可以將它們保存在無效的列表中(以防止他們收到電子郵件)。
但是，重要的是不要刪除這些記錄，因為將來它們可以用于市場營銷。例如，如果您正在組織會議，尋找合作伙伴或進行網絡研討會。
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